Dans ce domaine, la tâche d'un gestionnaire n'est pas facile. La gestion d'un grand nombre de résidents peut souvent devenir très stressante. L'atténuation des conflits et des problèmes est l'une des principales fonctions d'un gestionnaire. Cependant, même les meilleurs gestionnaires seront souvent confrontés à une situation où des résidents enfreignent les règles, que ce soit par accident ou par exprès. Lorsque cela se produit, quelles sont les options d'un gestionnaire de copropriétés ? Comment communiquer les violations au résident ? Existe-t-il un processus spécifique à suivre lorsque de tels incidents se produisent ?
Dans cet article, nous explorons les étapes à suivre pour communiquer et résoudre les violations des règles par un résident.
Qu'est-ce qu'une violation des règles?
Dans toute communauté, il y aura malheureusement des violations des règles à un moment donné. La fréquence à laquelle cela se produit dépend en grande partie de la façon dont le gestionnaire gère ces incidents. Mais qu'est-ce qui est considéré exactement comme une violation des règles ? En faits, les violations des règles vont à l'encontre de ce qui est énoncé dans les statuts et les règlements de la copropriété. De bons exemples en sont le stationnement dans des zones non autorisées, les nuisances par bruits, les Airbnb (dans certains cas) et la mauvaise gestion des vidanges.
La meilleure façon de faire face à ce genre de situations est d'approcher les résidents avec tact. Peut-être qu'un appel téléphonique, une note rapide ou le fait de les informer de manière courtoise en personne lors d’une rencontre fortuite peut souvent éviter l’escalade. Une approche arrogante et impolie aurait l’effet inverse du but recherché, soit de résoudre le plus harmonieusement possible une situation désagréable.
Si ce qui précède ne fonctionne pas, la prochaine étape serait d'émettre une lettre d'avertissement formelle, parfois appelée un avis de violation. N’oubliez pas de mettre ces informations dans le dossier du résident afin de documenter toute action ultérieure.
L'avis de violation
La lettre d'avis de violation communique essentiellement au résident la violation particulière commise et décrit également les étapes nécessaires pour corriger le problème. Bien que les conséquences du non-respect de la lettre doivent être fermes, il faut éviter un ton trop grave, brusque ou impoli dans la lettre. Le but ici est de résoudre la situation avec le moins de friction et de tension possible. Nous devons nous rappeler que l'objectif est de maintenir une communauté harmonieuse.
Contenu de l'avis de violation
Le contenu de l'Avis de violation n'est pas compliqué. Essentiellement, voici ce qui devrait être inclus:
- Assurez-vous de l'adresser à la bonne personne et au bon numéro d'unité. Si elle n'est pas adressée à la bonne personne et / ou unité, la violation peut facilement se perdre ou être ignorée par celui qui la recevrait sans raison.
- Donnez les plus de détails possibles, expliquez comment, quand et où la violation s'est produite. Plus ce sera détaillé, mieux ce sera.
- Rappelez la clause spécifique des règles et règlements qui a été violée. Dans de nombreux cas, les résidents peuvent même ne pas être conscients que certaines actions ou omissions constituent une violation. Cela peut même être éducatif pour eux. Parfois, vous pourrez constater qu’ils n’ont pas lu ou reçu copie des règlements.
- Inclure une date à laquelle la violation doit être corrigée, si cette possibilité existe. Cela doit être rendu très clair.
- Envoyez la lettre à la partie fautive. Cela peut se faire par courrier ou par tout autre moyen autorisé par les règles et règlements.
Fréquence de l'avis
Idéalement, le propriétaire répondrait soit avant l'envoi d'une lettre, soit après la première lettre. Cependant ce n'est pas toujours le cas. Dans certains cas, une deuxième et même une troisième lettre doit être envoyée avant qu'une action ferme ne soit prise avec le propriétaire pour régler le problème.
La deuxième et troisième lettres détailleront clairement les conséquences de l'inaction. La dernière lettre doit préciser en outre que les conséquences peuvent aller jusqu’à une action en justice ou le renvoi de l'affaire à une agence de recouvrement si cela s’avère nécessaire.
Si le résident est locataire, il est indispensable que le propriétaire de l’unité soit être mis en copie pour tous les messages ou lettres et être informé des communications et actions prises dans le dossier.
Ton de l'avis
Le ton de la lettre est si important qu'elle mérite en fait sa propre section dans cet article. Comme mentionné ci-dessus, pour diverses raisons, il est important de rester courtois pour maintenir une communauté harmonieuse. Le type de langage utilisé dans les lettres doit rester professionnel et léger autant que possible. Oui, même dans la dernière lettre si possible.
Si vous souhaitez mieux comprendre comment un avis de violation doit être rédigé et envoyé, n'hésitez pas à nous contacter. Cela peut être une question délicate, il est donc fortement conseillé de procéder avec doigté et prudence.
Discussion en temps réel