La vie en copropriété présente un cadre de vie unique. Après tout, nous parlons d'un grand nombre de gens qui sont pour la plupart étrangers les uns aux autres mais vivant dans la même communauté. Dans un monde idéal, toutes ces personnes vivraient harmonieusement ensemble. Cependant, la réalité est que des conflits et des différends vont inévitablement surgir occasionnellement. Des problèmes se poseront pour une multitude de raisons différentes. Dans cet article, nous énumérons les sources de conflits les plus courantes entre voisins et quatre étapes sur la façon de les gérer pour les gestionnaires et les membres du conseil d'administration.
Non-respect des règlements
Les règles qui régissent chaque Syndicat sont accessibles à chaque résident et chaque résident de l'immeuble est censé les connaître. La personne qui enfreint les règles est responsable de ses actes. Ces règles sont généralement faciles à comprendre et si on a des questions à propos de celles-ci, le gestionnaire ou les membres du conseil sont là pour les éclaircir ou les rappeler au besoin. Les règles devraient contenir la plupart, sinon la totalité, des sujets concernant le Syndicat et la conduite des résidents, tels que les problèmes concernant le bruit, les animaux domestiques, les fumeurs, les invités, etc.
Bruit
Dans une copropriété, les gens vivent proches les uns des autres et le béton conduit bien les bruits. Ce sont probablement les problèmes les plus courants. La bonne nouvelle c'est que la plupart des cas de bruit excessif peuvent être résolus en faisant simplement savoir aux résidents que le niveau de bruit dépasse la norme acceptable. Le meilleur plan d'action pour tout résidant souffrant de bruit excessif des voisins est de le signaler au gestionnaire ou aux membres du conseil d'administration. Il est très important de faire savoir aux résidents que c'est la meilleure façon d'y faire face. Lorsque les choses sont laissées entre les mains des résidents, les problèmes mineurs peuvent rapidement dégénérer en chicane de voisin avec lettres de plainte allant jusqu’aux mises en demeure et procédures judiciaires.
Problèmes relatifs aux espaces communs
Une autre source courante de conflits provient des espaces partagés entre tous les habitants: les espaces communs. Par définition, les espaces communs appartiennent à tous les copropriétaires. Cependant, leur utilisation implique certaines règles quant à leur accessibilité et aux responsabilités des utilisateurs. Par exemple, les installations comme les barbecues et les salles de fête nécessitent généralement des réservations à l'avance et parfois un paiement forfaitaire assorti parfois d’un montant de garantie remboursable. D'un autre côté, les piscines ou les gymnases peuvent être utilisés par les résidents à tout moment lorsqu'ils sont ouverts. Dans tous ces cas, les conflits surviennent généralement lorsqu'un résident abîme les équipements ou les locaux ou en fait une utilisation excessive. Comme pour les problèmes de bruit, la meilleure façon de le résoudre est de communiquer avec le gestionnaire ou un membre du conseil d'administration. Il faut aussi que les règles d’utilisation des parties communes comme le gymnase, salle de réunion ou salle de loisirs soient bien affichées pour les rappeler aux utilisateurs (surtout pour les invités qui ne sont pas au courant des règles internes).
4 étapes pour résoudre les différends
Malgré toutes les précautions nécessaires, il y aura des moments où les choses dégénèrent. Dans ces cas, il doit y avoir une méthodologie sur la façon de résoudre les conflits. Voici un exemple d’un processus en quatre étapes :
a) Comprendre le problème
Un grand nombre de cas proviennent simplement de l'ignorance d’un problème de la part d'un résident ou d’un invité. Ces problèmes peuvent être facilement résolus en parlant avec courtoisie aux utilisateurs ou aux voisins. Cette étape nécessite un compromis et une volonté collective de vivre une expérience de vie agréable. Si les problèmes ne peuvent être résolus après ces tentatives initiales, ce n'est qu'alors que la participation du gestionnaire ou conseil pourrait être nécessaire.
b) Considérations juridiques
La prochaine étape nécessite une révision du règlement ainsi que des lois régissant les condos dans votre juridiction. Les règles sont généralement très clairement énoncées. A cette étape, il faut rappeler les règles poliment et laisser le temps aux personnes impliquées de s’exprimer sans les interrompre. Cela permettra une dé-escalade dans une situation souvent tendue.
c) Solutions
Si les problèmes persistent ou ne peuvent pas être résolus, il faut que le problème soit référé au Conseil d’administration si ce n’est pas déjà fait. Par la suite, le gestionnaire communiquera généralement avec l'autre partie pour trouver une solution au problème. Une chose utile à faire à ce stade est de s'assurer d'avoir des communications par écrit par lettre ou par courriel afin que documenter adéquatement la situation. En effet, les paroles peuvent être mal interprétées, oubliées ou déformées par les gens impliqués. Un écrit permet souvent de dénouer une situation qui a dégénérée lors de discussions verbales précédentes.
d) Action supplémentaire
Il est déconseillé de porter ce genre d’affaires devant les tribunaux car elles sont coûteuses et s’étirent dans le temps. Si les choses ne sont pas résolues malgré l’intervention du gestionnaire ou du Conseil d’administration, il faut envisager la médiation ou l'arbitrage. Les règles de la médiation et de l'arbitrage sont généralement énoncées dans les règlements. Idéalement, toutes les parties concernées devraient tenter d'éviter d’en arriver à cette étape, mais dans le pire des cas, ces mécanismes de règlement des différends qui ont été mis en place devrait aider les parties à éviter le recours aux tribunaux.
Si votre syndicat connaît de nombreux conflits, revoyez les règles pour s’assurer qu’elles sont claires. Analysez les cas qui ont été résolus précédemment pour voir quelle a été la méthode la plus efficace. S’il y a récidives, faites voter des pénalités monétaires lors de l’Assemblée Générale Annuelle.
Notez que la technologie est toujours un bon moyen de mettre en place des contrôles et des précautions pour éviter ces situations pénibles. Elle aide aussi à maintenir un historique bien documenté pour références futures ou procédures légales éventuelles. N'hésitez pas à nous contacter pour voir si nous pouvons vous aider à régler les différends dans votre Syndicat.
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