En tant que gestionnaire de copropriétés et entrepreneur, vous rêvez de la croissance de votre entreprise. Pour atteindre vos objectifs, votre équipe et vous travaillez extrêmement fort. Vous fournissez des services de gestion exceptionnels à vos Syndicats et à vos résidents. Dans d’autres cas, vous avez fait un travail magnifique en «vendant» vos services aux Conseils d’administration, ce qui a déjà généré une bonne croissance.
Les compagnies de gestion devraient croître, non ? Alors c’est certainement une bonne nouvelle ! Paradoxalement, vous devez aussi être conscient du fait que cela peut s’avérer une épée à double tranchant. La croissance et l'expansion peuvent être délicates si elles ne sont pas gérées avec prudence. Autrement, cela peut conduire à des scénarios catastrophiques. En fait, il arrive malheureusement que des compagnies de gestion qui se sont développées TROP rapidement et sans une préparation adéquate se retrouvent en situation précaire, et doivent même, dans certains cas, cesser leurs activités. Afin de prévenir de telles situations, trois facteurs doivent être pris en considération lorsque votre entreprise est en période de croissance.
1) Concurrence sur le prix
Vous avez rencontré de nombreux scénarios où vous êtes obligé de faire concurrence sur les prix afin de décrocher un contrat avec un syndicat. Oui, ils recherchent souvent une compagnie de gestion abordable. Mais lorsque la concurrence repose principalement sur des frais peu élevés, il s’agit généralement d’un nivellement de la qualité vers le bas. Bien que gagner le contrat avec ce syndicat puisse sembler une victoire, cela peut, dans certains cas, être le début d’un scénario dangereux. Des frais trop bas ne génèrent pas les revenus requis pour ajouter ou conserver de précieuses ressources humaines, d’où une baisse de la qualité et de la quantité des services, et ternir votre réputation auprès des Syndicats que vous gérez.
Il faut des années pour bâtir une réputation et quelques mois pour la détruire. Faire un travail à rabais n’est généralement pas une bonne solution. Il est préférable de revoir vos calculs et surtout de vous assurer que vous avez les bons outils pour gérer efficacement la croissance.
2) Systèmes permettant la croissance
Au-delà des chiffres, il est important d’établir des processus permettant d'accomplir un plus grand nombre de tâches sans nécessairement augmenter le personnel. Un bon encadrement et un système capable d’absorber la croissance vous permettra de maintenir une bonne qualité et éviter les risques d’erreurs. En outre, un système efficace utilisé dans un environnement bien structuré facilitera l’intégration de nouveaux membres dans votre équipe. Un tel système doit pouvoir fournir à la Direction, les outils requis pour non seulement soutenir le personnel mais aussi de bien connaître les performances de l’équipe et d’intervenir à temps pour éviter des situations difficiles.
Facteurs de réussite pour les systèmes :
Il faut utiliser et documenter de bons logiciels (car de bons processus ne sont pas suffisants sans un système efficace d'archives et d’informations rétroactives).
La création et l’organisation des processus sont nécessaires, mais il faut être capable d’avoir des indicateurs de performance pour améliorer les lacunes et améliorer la qualité. La meilleure façon de mesurer et d’optimiser consiste à utiliser des outils logiciels performants et éprouvés. Avec de tels outils en place, vous serez capable de surveiller et même d'automatiser des tâches manuelles. C’est un impératif de mesurer votre entreprise en période de croissance.
3) La tenue des livres (comptabilité et données d’information structurées)
Lorsqu'une entreprise est suffisamment petite, de nombreux gestionnaires de copropriétés, font leur propre comptabilité. La tenue des livres des Syndicats de copropriétés, c’est beaucoup plus que de la comptabilité, car avec les lois et les règles qui régissent ce domaine, c’est devenu une discipline complexe. Cela nécessite un ensemble de compétences et de connaissances entièrement différentes d’un commerce.
Le stade de croissance est un bon moment pour recruter ou retenir l’expertise de comptables spécialisés dans les copropriétés. Vous serez heureux de l'avoir fait car vous éviterez sûrement des catastrophes, telles que : suivi incorrect des dépenses, revenus possibles perdus, erreurs de calculs des charges communes (quoteparts), registres légaux inexistants ou ne contenant pas toute l’information légale requise, etc.
Avec des gens compétents pour gérer ces nombreuses données et les différents registres requis pour les Syndicats de copropriétés, vous pourrez dormir tranquille.
Si vous utilisez déjà Condo Manager, vous voudrez peut-être revoir les outils d'automatisation à votre disposition.
Si vous n'utilisez pas encore Condo Manager, une phase de croissance peut être un bon moment pour voir comment nous pouvons vous aider.
Vous réaliserez rapidement que les avantages l'emportent nettement sur les coûts.
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