La pandémie actuelle de coronavirus a vraiment secoué le monde entier. Lorsque nous en sortirons collectivement, nous verrons un monde où beaucoup de choses auxquelles nous sommes habitués n’y seront peut-être plus ou auront radicalement changées.
Dans les articles précédents, nous avons discuté de la distanciation sociale dans les copropriétés et du travail à domicile pour les gestionnaires. Dans cet article, nous examinons comment un aspect plus spécifique de la gestion d'une copropriété peut être bonifiée. Avec la distanciation sociale devenant la norme et les contacts en personne considérablement réduits à l'avenir, nous mettons l’accent sur une fonction de Condo Manager qui améliore les paiements aux fournisseurs au bénéfice des Syndicats, des fournisseurs et des autres intervenants.
Le processus de paiement des fournisseurs
Pandémie ou non, les copropriétés continuent d’exister et les fournisseurs continuent de leur fournir des produits et services. Le processus habituel a généralement consisté à :
- Rencontrer physiquement le conseil d'administration de la copropriété pour faire approuver les factures.
- Faire signer les chèques par les membres autorisés du conseil d'administration.
- Imprimer, timbrer et expédier les chèques aux fournisseurs pour payer les factures.
Comme vous pouvez le voir ci-dessus, ce processus nécessitait généralement des réunions en personne avec le conseil d'administration.
Ce processus n'est plus efficace pour plusieurs raisons.
- Premièrement, il ne répond plus aux nouvelles normes de distanciation sociale.
- Deuxièmement, il consomme plus de temps pour les gestionnaires, les fournisseurs et autres intervenants :
a) Pour obtenir l'approbation du conseil d'administration
b) Pour traiter, imprimer, faire signer, timbrer et expédier les chèques;
c) Pour que le fournisseur encaisse le chèque et le dépose à la banque (déplacement en plus).
- Troisièmement, il perpétue des procédures qui accentuent les gaz à effet de serres et obligent toutes les parties à consommer plus de matières comme du papier, de l’encre, des enveloppes, des timbres, du gaz, etc.
Comment la technologie peut aider
Comme pour la plupart des méthodes de travail modernes, la technologie peut jouer un rôle essentiel afin d’améliorer l'efficacité et éviter le gaspillage écologique décrits ci-dessus. Avec l’utilisation de notre technologie, les gestionnaires et les conseils évitent de se rencontrer physiquement. En effet, l’acceptation des factures et les paiements électroniques pour payer les fournisseurs se font facilement sans avoir à traiter, imprimer et poster des chèques, qui devront forcément être encaissés par les fournisseurs et déposés à la banque qui devra les traiter, etc. Ce n’est pas seulement le Syndicat et les gestionnaires qui bénéficient de cette technologie, mais tous les intervenants dans la chaîne de traitement des paiements faits par chèques, et conséquemment l’environnement. On fait d’une pierre, deux coups !
Ce nouveau processus permettra aux gestionnaires et aux membres du conseil d'administration de gagner un temps considérable. D'une part, ils n'auront pas à prendre de rendez-vous pour une réunion physique puisqu’ils pourront envoyer les approbations du conseil par voie électronique. Deuxièmement, les interactions seront mieux documentées améliorant ainsi la tenue des dossiers. Et tout cela se fera en augmentant la productivité de beaucoup de gens, qui autrement, devraient intervenir si on continue à utiliser la méthode manuelle sans technologie.
Outre le fait d’un gain de productivité évident, cela respecte les normes de distanciation sociale et diminue notre empreinte écologique globale.
Comment Condo Manager peut vous aider
Chez Condo Manager, notre technologie correspond parfaitement aux nouvelles normes.
L’intégration des paiements électroniques comprend les fonctions suivantes :
- Elle permet à un gestionnaire de créer, envoyer et obtenir l’approbation du Conseil via le Web.
- Elle permet de créer et d'expédier les paiements électroniques aux fournisseurs sans papier ni déplacement pour lui et les fournisseurs de même que pour les autres intervenants.
- Elle permet au Conseil de recevoir par courriel, le rapport des paiements traités.
- Elle traite les transactions comptables grâce au logiciel de comptabilité intégrée de Condo Manager.
- Le processus est compatible avec toutes les institutions financières canadiennes.
- Les fichiers PPA sont créés automatiquement pour tous les syndicats.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont nous, chez Condo Manager, pouvons vous aider avec les paiements aux fournisseurs ou avec d'autres mesures de distanciation sociale ou de protection de l’environnement, n'hésitez pas à nous contacter.
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