On a beaucoup discuté de la façon dont les condos sont affectés pendant la pandémie de COVID-19 ( 5 façons dont le Covid-19 a affecté la gestion des copropriétés). Nous voulions profiter de cette occasion pour discuter plus spécifiquement d'un aspect de la gestion des copropriétés qui a été soulevé souvent récemment par les gestionnaires: les assemblées générales annuelles.
Récemment, les gouvernements du Québec et de l'Ontario sont allés de l'avant en suspendant les délais obligatoires pour les assemblées annuelles tout en autorisant les réunions virtuelles et le vote. Nous pensons que d'autres juridictions feront de même en Amérique du Nord, si cela n'a pas déjà été fait.
Étant donné les développements et l'incertitude entourant le coronavirus, nous avons estimé que le moment est opportun pour vous aider à assurer le bon déroulement des réunions virtuelles. Voici une liste de points à vérifier avant la réunion virtuelle des copropriétaires. (Remarque: chaque juridiction a des lois différentes sur la façon dont les réunions doivent être tenues, il est donc important de consulter les lois locales. Il existe encore des juridictions qui n'autorisent pas officiellement les réunions virtuelles).
1. Établissement de la liste des participants
Ce qui est important, (que ce virtuel ou en personnes), c’est qu’il doit y avoir un contrôle des copropriétaires aptes à participer à la réunion. Rappelez-vous que même si leur droit de vote peut avoir été révoqué (ex. s’ils sont en retard de plus de 90 jours dans leurs paiements des charges communes ou pour d’autres raisons), que ce n’est pas parce qu’un copropriétaire n’a plus le droit de voter qu’il n’a pas le droit de participer à la réunion.
2. Gestion des procurations (proxy)
Les copropriétaires ont le droit de donner une procuration à quelqu’un d’autre pour les représenter (en personne ou virtuellement). C’est avec cette liste des copropriétaires aptes à participer (ou via leur mandataire) que le contrôle des ‘présences’ sera exercé lors de la réunion.
Au-delà de la simple classification des titulaires de procuration, il existe un processus de certification qui doit être respecté afin de garantir le respect des règles relatives à l'identification des copropriétaires ou de leur mandataire. Cela peut être fait par courriel et via un système d’archivage spécifique de copies authentifiées.
Toutes les plates-formes de réunions virtuelles n'ont pas nécessairement les fonctionnalités qui répondent précisément à la gestion de l'inscription des participants.
Comme il ne peut y avoir de contrôle physique, il faut donc que les participants légitimement enregistrés obtiennent un mot de passe pour participer à réunion virtuelle.
3. Avis de convocation
L'avis de convocation requiert des informations telles que l’ordre du jour, les résolutions qui y seront proposées, les rapports financiers et le prochain budget annuel. Les documents pertinents peuvent être expédiés par courriel, ce qui évite les contacts physiques. Surveillez également les délais entourant les avis de convocation par rapport à la fin de l’année financière et des sujets à ajouter à l’ordre du jour que les copropriétaires peuvent faire ajouter suite à l’avis de convocation. Il faut donc connaître et respecter les délais inscrits dans les règlements et les lois. Ce n’est pas parce que la réunion a lieu virtuellement, que ces délais ne s’appliquent plus. Le non-respect des délais légaux pourrait rendre la réunion invalide.
4. Gestion du quorum
Le quorum peut être un aspect important de la gestion des réunions (virtuelles ou non). Le quorum doit être :
Calculé et signifié aux participants après validation par le président et le secrétaire de l’assemblée et maintenu tout au long d'une réunion (en cas de rupture du quorum, la réunion peut continuer à moins que des copropriétaires exigent d’y mettre fin).
La bonne utilisation des outils électroniques peut être une solution efficace pour cette tâche. C’est d’ailleurs une fonction appréciée du logiciel Condo Manager. Pour une application ‘en ligne’, des logiciels tels que GetQuorum peuvent être utiles aussi. Le plus important est que les règlements administratifs imposent certaines conditions pour appliquer et maintenir un quorum. Le produit logiciel utilisé doit être personnalisable dans ces conditions variables.
5. Traitement des votes
Étant donné que la réunion se tient en ligne, il n'y aura évidemment pas de carte de vote. Il doit donc y avoir une méthode légale en remplacement. De nos jours, les outils électroniques qui permettent les réunions virtuelles ont la possibilité d'enregistrer les votes. Ils sont assez simples et également assez précis.
Rappelons que tous les participants autorisés n’ont nécessairement le droit de vote (voir plus haut).
6. Compte rendu de réunion
Les systèmes plus élaborés ont des fonctionnalités pour enregistrer les réunions virtuelles. C'est une fonctionnalité très puissante et utile car elle permet au conseil d’administration de documenter les choses afin d'éviter de futurs conflits.
La seule chose à surveiller dans ce cas, c’est d'obtenir le consentement préalable des propriétaires au début de la réunion pour que l'enregistrement de la réunion soit reconnu légalement.
Chez Condo Manager, nous espérons que vous restez en sécurité et que cette mauvaise période sera bientôt derrière nous. Si vous avez des questions ou des commentaires,
n'hésitez pas à nous contacter.
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