En tant que propriétaire d'un condo, vous avez le droit de faire partie d'importantes décisions pour le syndicat. Le processus est démocratique lors des réunions. Bien que la plupart des décisions quotidiennes soient prises par le Conseil ou le gestionnaire, tous les copropriétaires peuvent participer à l'élection des membres du conseil qui va les représenter, Cependant, il arrive souvent que les propriétaires ne puissent pas assister aux réunions pour diverses raisons, notamment le fait qu'ils peuvent être absents ou malades le jour de la réunion.
Pour la raison ci-dessus et parce que chaque Assemblée Générale d’un Syndicat requiert un quorum, des procédures de procuration sont généralement mises en place afin de faciliter le processus. Dans cet article, nous explorons les principes fondamentaux des votes par procuration dans les copropriétés.
Qu'est-ce qu'un vote par procuration?
En termes simples, une procuration est un document qui permet à un copropriétaire de nommer quelqu'un pour le représenter lors d'une réunion des copropriétaires. Cela signifie que si un copropriétaire ne peut pas assister à une Assemblée Générale, le mandataire peut le remplacer et voter au nom du copropriétaire qu’il représente.
Son objectif est double:
- Voter: le but des procurations est essentiellement de pouvoir voter sans être présent.
- Atteindre le quorum: au Québec, les réunions des copropriétaires, pour être valides, doivent avoir 50% et plus de votants (que ce soient en personne ou par procuration, ce que l’on appelle couramment le quorum).
Même si ce n’est pas le but de cette chronique, soulignons qu’il y a certaines règles qui permettent une réunion alors que le quorum n’est pas atteint et que le pourcentage de votes requis pour certains règlements requiert un pourcentage plus élevé. Nous en reparlerons dans une autre chronique.
Qui peut être mandataire?
Ce n'est pas compliqué. Essentiellement, n'importe qui peut être mandaté pour voter par procuration. La seule condition est que ce soit une personne physique qui puisse être présente à la réunion des copropriétaires. Il n'y a aucune exigence qu'un mandataire soit un copropriétaire. Les mandataires les plus typiques que nous avons vus sont le conjoint, un autre copropriétaire, le voisin, le locataire, un ami ou un membre de la famille.
Comment fonctionnent les procurations (souvent appelées par leur terme anglais ‘proxy’) ?
Premièrement, la personne qui signe la procuration doit être le copropriétaire qui possède le droit de vote. Le locataire n’a pas le droit d’assister aux réunions des propriétaires (à moins d’être le mandataire de quelqu’un) et encore moins de voter, car comme le nom l’indique, c’est une réunion de copropriétaires, pas de résidents.
Pour désigner un mandataire, il suffit de remplir un formulaire qui est habituellement annexé à la convocation à la réunion. Le document comprend généralement des informations sur le copropriétaire et également le mandataire et la date à laquelle cette procuration pourra être utilisée (en d’autres termes la date de la réunion). Le document doit également indiquer s’il s’agit d’une procuration sans restriction pour tous les sujets qui seront votés en assemblée ou pour certains sujets seulement.
À cet effet, il existe deux types de procurations:
- Procuration dirigée: Le copropriétaire a sélectionné les questions spécifiques sur lesquelles son mandataire peut voter.
- Procuration non-dirigée: Dans ce cas, le mandataire a le pouvoir de voter sur toute question inscrite à l'ordre du jour de la réunion.
Quelle est la prochaine étape?
Une fois le formulaire de procuration rempli, il doit être retourné à un membre du Conseil ou au gestionnaire.
Rappelez-vous que les procurations sont importantes lors des réunions car c’est souvent grâce à cela que le quorum peut être atteint.
Si vous souhaitez mieux comprendre comment utiliser efficacement les procurations dans votre syndicat,
n'hésitez pas à nous contacter. Notez que Condo Manager permet la prise des votes avec des codes à barres ce qui accélère grandement le calcul des votes et des présences (pour le quorum).
Avec les bons processus et outils en place, gérer le quorum, les votes et les procurations, cela demeure simple et efficace.
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