Alors que le coronavirus continue de se propager à travers le monde, le travail à domicile est devenu la nouvelle réalité. Bien que ce soit certainement un bon moyen pour prévenir la propagation de la pandémie, cela peut être un défi pour beaucoup en termes de productivité. Cela dit, le travail à la maison présente de nombreux avantages si c’est effectué correctement. Dans cet article, nous explorons 5 façons pour les gestionnaires de copropriétés de réussir tout en travaillant à domicile.
Afin de surmonter efficacement des défis tels que la lutte contre la solitude, la gestion du temps et la communication, voici 5 stratégies pour créer un environnement de travail optimal à la maison.
1. Établissez un espace de travail dédié
Commencez par désigner un espace spécifiquement dédié au travail. La structure optimale serait une zone physiquement séparée du reste de la maison. Il faut juste s’assurer de bénéficier d’une zone calme et moins achalandée pour éviter le stress et les distractions. Il est important de prévoir un endroit où vous vous sentez à l’aise. La pièce n’a pas d’importance, cela pourrait aussi bien être la cuisine si vous bénéficiez de l’environnement qui favorise la concentration avec beaucoup de lumière, des équipements à porter de mains, comme au bureau. Comme ce sera pour assez long, aussi bien vous organiser correctement. L'objectif est de se sentir à l'aise sans être constamment distrait. Travailler à la maison implique une discipline rigoureuse afin d’éviter de vous laisser submerger par les tracas domestiques.
2. Évitez le sentiment d'isolement
Si vous avez l'habitude de travailler avec d'autres collègues ou des clients, cela peut être un grand changement d'être seul toute la journée.
Un isolement prolongé peut nuire au moral et à la productivité. C'est pourquoi il est utile d'organiser des réunions sociales virtuelles ou un "happy hour" pour simplement se connecter avec ses collègues. C'est une excellente façon de comprendre que si vous êtes isolé physiquement, que vous n'êtes pas seul et que nous y sommes tous ensemble.
3. Utilisez des outils technologiques et basés sur le cloud (comme Condo Manager Live)
La communication est essentielle dans n'importe quel environnement de travail, mais étant donné que nous travaillons maintenant à domicile, elle est d'autant plus vitale. Il devrait y avoir un effort proactif et concerté de tous pour accroître la communication quotidienne afin de tenir l'équipe informée de ce qui se passe. Idéalement, cela devrait se faire au-delà du simple courriel, mais également en planifiant des appels téléphoniques quotidiens ou des vidéoconférences.
Cela signifie que le travail à domicile nécessite une dépendance accrue envers la technologie et, dans certains cas, l'introduction de nouvelles technologies. Il existe des outils très utiles qui font un excellent travail avec les appels vidéo, tels que Zoom ou Skype. Les applications de communication telles que Microsoft Teams ou Slack sont un autre type d'applications populaires. Cela permet une communication instantanée et peut considérablement réduire le stress et le temps passé à communiquer.
Au-delà des outils de communication, il existe aujourd'hui des outils logiciels pour toutes sortes d’industries. Le monde de la gestion des copropriétés ne fait pas exception. De notre côté, nous avons fait en sorte que la gestion des copropriétés puisse se faire totalement à distance avec notre offre: Condo Manager Live. Cette version est essentiellement une version cloud de Condo Manager. Cela signifie que vous pouvez accéder à toutes les informations de vos résidents, aux informations comptables et plus encore de n'importe où avec simplement un ordinateur connecté à Internet. Cela est rendu possible grâce à plusieurs redondances, des sauvegardes hors site et un centre de données à haute sécurité. Si vous souhaitez plus d'informations, n'hésitez pas à nous
contacter et obtenez une démo gratuite.
4. Faites des pauses
Lorsque vous travaillez seul à la maison, il est facile de se sentir isolé et de se laisser distraire. Il est donc important de prévoir des pauses espacées tout au long de la journée. Sélectionnez des pauses qui vous conviennent et vous permettent de vraiment décrocher momentanément ne serait-ce que pour de courts instants. Cela peut être une promenade, un temps de relaxation sur la terrasse en buvant un bon café, etc.
Assis devant votre ordinateur toute la journée peut vous induire à rester moins concentré face aux distractions inévitables, de lire des articles ou de perdre un temps précieux sur les réseaux sociaux. Il est également important de se rappeler que les pauses font partie d'une journée de travail normale, peu importe où vous vous trouvez. Dans le scénario du travail à domicile, nous devons faire un peu plus d'efforts pour prendre des pauses parce que nous n'avons pas le même genre de motivations rituelles que nous avons sur le lieu de travail.
5. Faites un calendrier
Il est particulièrement important de respecter un horaire tout en travaillant à domicile. Lorsque nous travaillons au bureau, il y a une structure organisationnelle qui inclut des pauses spécifiques ou spontanées avec des collègues. Établissez donc un horaire fixe qui indique l’heure de début et l’heure de fin de votre travail à un rythme similaire à votre horaire habituel au bureau. La meilleure méthode est l’établissement d’une certaine routine à laquelle vous adhérerez rapidement. Un encadrement que vous vous imposerez et qui vous rendra plus productif. N’oubliez pas que souvent, lorsqu’on est seul et sans dérangements constants qu’il est plus facile d’être productif. Vous y prendrez probablement goût car en augmentant votre productivité, vous pourrez faire plus de travail en moins de temps. Comme vous n’avez plus à vous déplacer, vos heures de travail pourraient s’en trouver réduites.
Chez Condo Manager, nous avons une vaste expérience avec les gestionnaires travaillant à domicile. Nous serions ravis de partager nos expériences avec vous. Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à nous contacter.
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