L'une des responsabilités les plus importantes d'un gestionnaire de copropriété est de répondre aux demandes de service soumis par le Conseil et parfois des résidents. Les demandes de service peuvent varier considérablement en nature et en portée dans une copropriété. Une grande majorité d'entre elles peuvent être classées comme communes puisqu’elles se produisent régulièrement et traitées assez rapidement. Cependant, pour que ces demandes de services communs soient exécutées de manière transparente, il doit y avoir un système et un savoir-faire appropriés pour les traiter. Le processus implique généralement la communication avec le Conseil (ou certains résidents) et les fournisseurs de service, le suivi des progrès et aussi l'autorisation et les détails pour pénétrer dans la propriété. La première étape consiste à reconnaître les demandes de service les plus courantes. Nous vous présentons quatre de ces demandes.
1. Problèmes de plomberie
Une grande majorité des problèmes liés à la plomberie peuvent être classés comme «mineurs» et sont donc des problèmes qui peuvent être résolus par les résidents eux-mêmes si le problème survient dans leur unité. Néanmoins, les problèmes de plomberie plus sérieux ne sont pas la responsabilité des résidents en général, car il s’agit souvent d’une fuite d’eau de tuyaux communs, du plafond d’un autre résident ou du toit. Il faudra donc des spécialistes. Dans de tels cas, le résident doit contacter le gestionnaire ou un membre du Conseil qui contactera alors le gestionnaire pour soulever le problème et faire une demande de service dès que possible. Le gestionnaire évalue ensuite le problème et fait appel à un spécialiste de la plomberie. Dans la plupart des cas où il y a des problèmes de plomberie ou de toiture, il n’est pas rare que cela dégénère en problèmes beaucoup plus complexes et surtout plus dispendieux qui peuvent affecter une ou plusieurs unités situées à proximité. L’eau trouve des chemins parfois bizarres et difficiles à démasquer.
2. Problèmes liés aux murs et aux sols
En règle générale, le Syndicat n’interfère pas avec les résidents pour des problèmes de murs dans leur unité. Par contre s’il s’avère que le problème peut affecter la structure de l’immeuble ou d’autres unités, alors il devient urgent pour le gestionnaire d’être informé rapidement. Dans de tels cas, des professionnels spécialisés dans ces sujets seraient sollicités par le gestionnaire.
3. Espaces de rangement et installations partagées
Les espaces de rangement (communément appelés ‘’lockers’’) à l’extérieur de l’unité sont des espaces à usage restreint. Lorsqu'un résident remarque un problème dans les espaces communs, il doit signaler le problème au gestionnaire. Des exemples de problèmes dans les espaces communs peuvent être des problèmes de plomberie et de murs dans les espaces communs, à l'équipement dans les salles d'exercices, à l'éclairage dans les espaces communs ou à l'extérieur du bâtiment lui-même, comme la piscine ou l’aménagement floral. Bien que ce ne soit pas une obligation pour un résident de le signaler, ce serait la bonne chose à faire, car si les espaces communs sont partagés ou communs à usage restreint, ils sont aussi la propriété collective de tous les propriétaires.
4. Problèmes d'éclairage
Les problèmes d'éclairage peuvent relever de la catégorie ci-dessus. Cependant, ils sont si fréquents qu'ils méritent leur propre catégorie. Il faut signaler au gestionnaire tous les problèmes rencontrés. Le gestionnaire pourra le régler rapidement s’il s’agit d’un cas mineur, comme remplacer une ampoule grillée, etc. Néanmoins, les problèmes électriques plus complexes doivent être référés au gestionnaire qui décidera eu égard à l’importance et à l’urgence de la situation de faire appel à des électriciens ou à d’autres spécialistes.
Ce qui précède n’est qu’une synthèse de problèmes courants dans un copropriété. Cependant, notez que des problèmes plus importants se produisent également. Dans la plupart des cas, le gestionnaire dispose de spécialistes disponibles sur appel pour les résoudre. Les principaux problèmes concernent, par exemple, les problèmes de terrassement, d’aménagement paysager, les ascenseurs, le chauffage, les piscines, le déneigement, etc. Lorsqu'une demande de service est soumise pour des problèmes importants, ils prennent plus de temps à être résolus car ils impliquent souvent des spécialistes qui doivent planifier leur disponibilité en fonction des urgences. Il se peut donc que cela prenne plus de temps pour régler ces cas, surtout si des pièces doivent être commandées.
La meilleure façon de résoudre les problèmes communs et aussi les majeurs est d'avoir un système approprié en place qui permet une communication claire et structurée entre les parties impliquées, des fonctionnalités de planification et des rapports ou suivis des situations problématiques. Un système intégré de gestion des demandes de services et des bons de travail ‘’work orders’’ permettra au gestionnaire de résoudre plus rapidement ces problèmes et de pouvoir en assurer un suivi rigoureux. Nous pourrons partager avec vous notre expérience dans le traitement des demandes de service et/ou de voir si les fonctionnalités de demande de services de Condo Manager seraient utiles pour vous. N'hésitez pas à nous contacter à tout moment!
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