Les logiciels de gestion de copropriété ont pour but de seconder les gestionnaires dans un but ultime de productivité et d’économies. Cependant, il y a des cas où certains produits logiciels sont devenus si complexes à utiliser qu’ils seraient moins long de tout faire à la main, gaspillant ainsi des ressources et du temps précieux. Certains ont des intégrations limitées forçant ainsi les gestionnaires à jongler avec plusieurs logiciels pour obtenir une vision complète et claire de la situation. Ceci entraîne une perte de productivité et des délais indus dans la prestation de services, d’où une satisfaction mitigée des usagers et bien souvent des employés eux-mêmes.
Lorsqu'un logiciel produit l'effet inverse de l'efficacité, soit de gagner du temps et de libérer des ressources, cela indique clairement que c'est le temps de vous demander si vous utilisez le bon logiciel pour vos opérations de gestion de copropriétés. Les trois points suivants sont des signes révélateurs qu’il est temp d’envisager sérieusement d'autres options logicielles ou mieux encore, de changer ou de mettre à niveau les outils logiciels dès que possible.
1. Absence de rapports et d'informations ou difficultés à les obtenir
Les meilleurs outils logiciels disponibles vous permettent d'obtenir des informations sur ce qui se passe dans la copropriété via une panoplie de rapports pertinents que vous pouvez sélectionner selon les besoins. Si vous désirez voir rapidement un ensemble de données sans avoir à produire plusieurs rapports individuellement, un bon logiciel vous permettra d’avoir une sorte de tableau de bord présentant instantanément la situation financière et de gestion en temps réel. Si vos outils n'ont ni l'un ni l'autre, il devient difficile de comprendre rapidement et aisément ce qui se passe. Vous devenez ainsi l’esclave des vos outils imparfaits et faites le travail complexe de synthèse et d’analyse que votre logiciel devrait faire pour vous. Mais peu de gestionnaires ont le temps et l’envie de faire tout cela alors qu’on bon outil peut le faire efficacement et rapidement ?
En effet, idéalement, votre logiciel devrait vous dire d’un coup d’œil, où en est la situation financière, vous indiquer par exemple, les soldes en banque, la tendance des comptes à recevoir ou à payer, ou encore s'il y a eu une augmentation du nombre de demandes de services, si le Fonds de Prévoyance est bien approvisionné, etc.
Il est évident qu’il faut rechercher un logiciel capable de vous fournir sur demande toute l’information requise, que ce soient des synthèses rapides, des tendances, le respect des budgets, des graphiques de répartition des dépenses ou toute autre information utile, détaillée ou globale (même pour plusieurs Syndicats ensemble).
2. Vous utilisez trop d'outils ?
Généralement, dans toute organisation, plusieurs outils logiciels sont utilisés. Dans un monde idéal, il n'y en aurait qu'un seul qui engloberait toutes les fonctionnalités requises et s'intégrerait également entre elles. Cependant, la réalité est qu'il y aura probablement plus d'un logiciel que vous utiliserez. Le problème apparaît lorsque vous utilisez trop d'outils différents. Un nombre raisonnable que nous avons vu au cours de nos années d'expérience dans le domaine de la gestion de copropriété est de viser à utiliser un maximum de trois outils logiciels différents pour gérer un syndicat. Plus ce chiffre est bas, mieux cela est. Tout ce qui dépasse trois logiciels différents entraîne des problèmes tels que:
- Duplication de travail: Effectuer inutilement les travaux deux fois ou produire inutilement un résultat en double ne fait que compliquer les tâches simples et rendre celle du gestionnaire plus lourde que nécessaire.
- Perte de temps: Si vous devez sans cesse basculer d’un logiciel à l’autre pour exécuter vos tâches, c’est qu’il y a un problème majeur d’efficacité.
- Informations confuses: La disparité des données peut s’avérer néfaste quand plusieurs logiciels traitent les mêmes données sans être réellement intégrés. Sur lesquelles pouvez-vous réellement compter en toute confiance ?
Des systèmes non compatibles ou non intégrés dans lesquels les données doivent être importées d’un autre logiciel ou pire retapées affectent sérieusement la productivité et diminue la confiance dans les résultats obtenus.
La meilleure solution aux problèmes cités plus haut consiste à limiter le nombre de logiciels utilisés et à vous assurer que les informations puissent être disponibles de l’un à l’autre et vice-versa. Ainsi, vous évitez la répétition de l’indexation des données et obtenez plus rapidement les résultats attendus.
3. Vos résidents ne peuvent voir l’information qui les intéresse
Il y a beaucoup de gens impliqués dans un syndicat. Il s'agit d'un grand espace de vie partagé par des personnes différentes. Il doit y avoir un effort collectif entre toutes les parties concernées pour en faire un bon endroit où vivre. En ce qui concerne les logiciels, nous avons vu que pour certaines choses, les résidents préfèrent le libre-service.
Les résidents devraient avoir accès à leur compte, aux états financiers, aux demandes de services, soumissions de travaux ou autres documents ou références utiles sans avoir à constamment contacter le gestionnaire. Cela crée des gains d'efficacité évidents pour le personnel en réduisant le travail et les communications.
Le logiciel de gestion immobilière moderne comprend ces fonctionnalités. Assurez-vous que le vôtre en dispose également, sinon vous perdez inutilement du temps.
Pour plus d'informations sur l'amélioration de votre logiciel actuel de gestion de copropriété, n'hésitez pas à contacter notre équipe!
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