Comme vous le savez, les trois principaux acteurs dans un Syndicat de copropriétés sont, sans ordre particulier, le conseil d’administration, les gestionnaires et les résidents. Nous avons récemment écrit sur ce qu'il faut pour devenir un gestionnaire exceptionnel, mais que faut-il pour être un bon membre du conseil d'administration?
Les membres du conseil sont eux-mêmes des copropriétaires qui sont élus par l’ensemble des copropriétaires afin de superviser les affaires du Syndicat. Dans la plupart des cas, ils confient la gestion quotidienne à une compagnie de gestion qu’ils doivent superviser afin d’assurer un bon fonctionnement. Ce que nous avons vu, c’est que les copropriétés les mieux gérées sont celles où les membres du conseil effectuent un suivi efficace et régulier.
Alors, que faut-il vraiment pour être un bon membre du conseil ?
1. Communication
La communication: c’est une évidence, mais c’est aussi une qualité primordiale sur laquelle on ne mettra jamais assez d'emphase. Plusieurs problèmes surviennent lors d’une mauvaise communication ou pire, lors d’un manque de communication. C’est la cause première de la plupart des conflits entre les membres du conseil et le gestionnaire ainsi qu'avec les résidents.
Les problèmes de communication se présentent sous différentes formes: l'absence ou le manque de communication et aussi, les communications ambigües. Il est essentiel qu'un membre du conseil soit capable de définir les attentes des gestionnaires et des résidents et de pouvoir communiquer facilement avec ceux qui l’entourent. De plus, il est important que la communication ne soit pas à sens unique. On doit favoriser les communications bilatérales ou en groupes. Un monologue, ce n’est pas une communication. Non seulement, cela peut prévenir des conflits, mais demeure un atout favorisant une bonne harmonie entre tous les intervenants.
2. Visibilité
Ce que nous entendons par visibilité c'est l'aptitude des membres du conseil à être accessibles pour les résidents car ils représentent leur voix. Il faut donc qu’ils écoutent et soient attentifs à leurs commentaires. Une bonne écoute permet non seulement de faire une différence mais assure le bon fonctionnement du syndicat. Les attributs importants permettant la visibilité sont les compétences sociales. Cela seul ne suffit pas cependant. Il faut du leadership. Ces qualités les aideront à se faire élire et seront surtout appréciées tout au long de leur mandat en tant que membres du conseil d’administration.
3. Financièrement responsable
Même s’il possède des caractéristiques uniques, un Syndicat reste tout de même une corporation gérant des budgets parfois très importants. Des connaissances financières d’un certain niveau sont donc indispensables. Bien que vous n’ayez pas besoin d’être un comptable professionnel, il est important d’avoir au moins une compréhension de base de la comptabilité. Dans la plupart des cas, les comptables professionnels et les gestionnaires gèrent les données financières, mais les membres du conseil doivent pouvoir les lire correctement et prendre leurs décisions en s’appuyant sur une bonne compréhension des chiffres. N'oubliez jamais que pour avoir accès à des informations financières fiables et à jour, il faut un logiciel de comptabilité performant, spécialement conçu pour les condos, tel que Condo Manager.
4. Ponctualité
Cela semble assez de base, mais nous avons trop souvent vu des réunions de conseil considérablement retardées à cause des arrivées tardives et même des absences. Être membre du conseil d'administration n'est pas un travail à temps plein - c'est plutôt un poste bénévole à temps partiel pour une société à but non lucratif. La plupart des membres du conseil ont d’ailleurs des emplois à temps plein. Parfois, on peut perdre de vue les horaires des réunions du conseil ou des réalités exigeantes du Syndicat. Or, la manque de ponctualité a des conséquences graves qui peuvent avoir un impact négatif sur la communication et la visibilité. Le meilleur moyen de ne pas échouer à cet égard est d'intégrer les obligations et le calendrier du conseil dans votre propre calendrier quotidien et, comme toujours, de garder les lignes de communication ouvertes. A ce sujet, Condo Manager offre la fonction d’agenda intégré (To Do).
5. L'apprentissage
Comme dans toute organisation, les choses changent constamment. Il est important de rester pro-actifs car cela affecte directement la vie d'un grand nombre de personnes. Cela nécessite un apprentissage constant qui comprend diverses dimensions. D'une part, les lois et les règlements sont en constante évolution, il faut donc être conscient de ces changements qui peuvent modifier de manière drastique des aspects importants de la copropriété. Il y aussi des conférences organisées dans votre région et axées sur la formation des membres des conseils de copropriétés. Elles constituent un bon moyen de rester à jour dans les connaissances requises pour demeurer un bon membre du conseil.
Les choses bougent. Heureusement, vous disposez aussi de nouvelles technologies permettant de maintenir et d’améliorer un savoir-faire durement acquis. La perfection n’est pas de ce monde, pas plus dans les Syndicats, mais comme dans toute chose, il y a toujours place à l'amélioration. Pour comprendre comment la gestion d’un Syndicat peut être améliorée, il est important de connaître les meilleures pratiques en vigueur dans d’autres Syndicats. Il faut se tenir informé de ce qui existe sur le marché en termes d’outils, de technologies et de fournisseurs. Tout cela nécessite un intérêt soutenu.
Devenir membre d’un conseil d'administration est un travail civique. C'est un poste très important qui aide à maintenir une atmosphère agréable et la sécurité pour beaucoup de personnes. Les communautés prospères que nous avons vues sont toujours dirigées par des personnes responsables, courtoises et favorisant la participation et la communication. C'est un poste qui ne convient certainement pas à tout le monde. Avant d'envisager de devenir membre du conseil d'administration, il convient d'évaluer vos aptitudes et votre disponibilité pour un tel poste. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la manière de devenir membre d’un conseil, nous vous suggérons d’en discuter avec les administrateurs en place afin d’avoir un aperçu des tâches que vous serez appelé à faire. Comme Condo Manager est dans ce domaine depuis plus d’un quart de siècle, n'hésitez surtout pas à nous contacter. Nous pourrons sans doute vous aider.
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