Si vous êtes membre du conseil d'administration d'un syndicat et que vous n'avez pas d'expérience en comptabilité, il est probable que la tenue de livres et la comptabilité soit vu comme une tâche ardue. Sans une compréhension des principes de bases de la comptabilité de copropriétés, la tâche est en effet ardue. Ou si vous êtes quelqu'un qui comprend la comptabilité pour une autre type d'entreprise, il sera nécessaire d'être au courant des particularités de la comptabilité des copropriétés.
Que vous soyez un syndicat autogéré ou que vous ayez embauché une compagnie de gestion, c'est toujours une bonne idée de comprendre les principes de bases afin d'assurer le bien-être de votre copropriété. Dans cet article, nous couvrons quelques-unes des principes de bases de la comptabilité des copropriétés.
1. Les principes fondamentaux du bilan
Un bilan en général est une vue de la situation financière d'un syndicat à un moment donné. Considérez-le comme une photo prise des finances du syndicat. Le bilan révèle le montant d'argent dans les comptes bancaires ainsi que les actifs et les passifs. C'est le meilleur moyen de comprendre les finances du syndicat à un moment donné.
2. Journal général
Le journal général est essentiellement une liste de toutes les transactions financières du syndicat. Les transactions sont classées numériquement et par date. Un système comptable approprié vous aidera à trier la liste par catégories, dates ou tout autre critère.
3. États des revenus et dépenses
Contrairement au journal général où vous pouvez voir une liste de toutes les transactions, l’état des revenus et dépenses montrent les totaux par catégorie de tous les revenus et dépenses au cours d'un mois donné. Ceci est utile dans les cas où le conseil d'administration souhaite voir si les dépenses faites durant le mois ont dépassé le budget de celui-ci. Ce document devient très pratique lorsque l'on cherche à prendre des décisions en fonction de ce qui se passe d'un point de vue financier.
4. Registre des chèques
Ce document conserve la trace de tous les chèques rédigés par le syndicat. Il indique en détail à qui le chèque a été émis, la date, les factures qu'il paye, etc.
5. Liste des comptes à payer
Il va de soi que la liste des comptes à payer comprend toutes les dépenses non-payées par le syndicat. Les items sont généralement liés à une facture qui n'est pas encore due ou pour des travaux qui ne sont pas encore été complétés par un fournisseur. La liste des comptes payables permet au syndicat d'anticiper correctement ses flux de trésorerie futurs.
6. Vérification financière annuelle
De nombreux syndicats exigent une vérification financière annuelle afin de s'assurer que la comptabilité du syndicat est en bonne état. Ceci est fait par un cabinet d'expertise comptable avec l'aide des états financiers produits par la compagnie de gestion ou le conseil d'administration avec leur logiciel de comptabilité. La capacité de produire des rapports en temps opportun est l'une des clés d'un logiciel de comptabilité de copropriété car elle fait gagner beaucoup de temps au comptable.
Si la comptabilité est faite manuellement, en d'autres termes sans l'aide d'un logiciel de comptabilité de copropriété approprié, il y de fort probabilité que cette tâche devienne un cauchemar. Cependant, avec les bons outils et logiciels, vous pouvez passer une fraction du temps nécessaire pour assurer la bonne comptabilité et allouer la plupart du temps à prendre les bonnes décisions avec votre conseil en ce qui concerne les finances. Chez Condo Manager, nous travaillons avec des milliers de conseils d'administration - n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions en ce qui concerne la comptabilité des copropriétés!
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