La pandémie actuelle de coronavirus a touché toutes les facettes de la vie. Cela a également eu un impact profond sur la gestion des Copropriétés. Nous prévoyons que certains des chocs ressentis pourraient être non seulement temporaires, mais aussi permanents. Cela est particulièrement remarquable étant donné que les compagnies de gestion de copropriétés sont considérées comme des «services essentiels» puisqu'elles s’occupent du soutien et de l’entretien des immeubles. En d'autres termes, les statuts des gestionnaires en termes d'emploi sont restés largement intacts.
Dans un article précédent, nous avons discuté de
Comment faire face à la menace du coronavirus dans les copropriétés. Dans cet article, nous explorons 5 aspects de la gestion qui ont été considérablement modifiés par ce risque pour la santé, à partir de la gestion des livraisons, des contraintes pour le propriétaire et les visiteurs, des réunions, de la communication et de la maintenance.
1. Gestion des livraisons de colis
Les gestionnaires ont fait preuve de résilience alors qu'ils sont en première ligne dans cette pandémie. La livraison de colis est l'un des aspects de la gestion de copropriétés qui est le plus profondément affecté. Compte tenu des mesures de maintien à domicile en place, il y a eu une augmentation incroyable des achats en ligne et des livraisons de nourriture. L'augmentation se traduit par un fardeau important pour les copropriétés qui n’ont souvent pas assez de personnel et d’espace disponibles. De plus, l'augmentation de la circulation dans les zones liées aux livraisons soulève la question de la santé et de la sécurité non seulement pour le personnel mais aussi pour les résidents et les livreurs.
L'augmentation du niveau des achats en ligne est une habitude qui devrait se continuer après la crise. Nous avons vu certains gestionnaires ou concierges livrer des colis directement aux unités, là où les ressources le permettent. Dans la plupart des autres cas, les ressources sont limitées, de sorte que les gestionnaires envoient un avis aux résidents demandant que les colis soient ramassés rapidement.
De plus, comme pour toutes les facettes de la gestion des copropriétés, la technologie peut jouer un rôle important dans l'allègement du fardeau des gestionnaires. Un bon exemple de cela serait Snaile, une entreprise de consignation de colis qui permet aux résidents de libre-service de ramasser des colis. Un autre outil pour la gestion des colis serait la fonction des colis de Condo Control Central ou de Walter.
Si certains gestionnaires n’ont pas encore défini de politique sur les livraisons de colis et de nourriture, le moment serait opportun pour en créer une.
2. Divulgation du propriétaire et du visiteur
Être conscient de l'état de santé des résidents dans une Copropriété, c’est pour le bien-être général de tous. Par contre, cela devient délicat pour le gestionnaire. D'un point de vue juridique, les gestionnaires ne peuvent obliger un résident à divulguer son état de santé ou ses antécédents de voyage récents. Et encore plus délicat est le fait que même lorsqu'un résident est connu pour avoir le coronavirus, il conserve le droit légal d'entrer dans l’immeuble et d’habiter sa résidence et de ne pas être harcelé à ce sujet.
Pour l'instant, la seule mesure consiste à ce que chacun des résidents demeure responsable et signale tout état de santé pertinent à la direction. Cette mesure doit être encouragée par la direction et doit être effectuée de manière discrète et confidentielle. Ce fait, peut à son tour, être communiqué aux autres résidents afin que ces derniers puissent faire preuve de plus de prudence mais sans révéler le nom de la personne infectée. Il en va de même pour les visiteurs. D'un point de vue juridique, les Copropriétés n'ont pas le droit de filtrer les visiteurs et ces dernières n'ont à leur tour aucune obligation de divulguer ces informations. Pour le moment, les gestionnaires n'ont que la possibilité de communiquer et d’afficher des consignes pour que les résidents suivent les directives sur les protocoles de santé préconisés par la direction de Santé Publique.
3. Réunions
Dans chaque communauté où il y a un grand nombre de personnes, les réunions sont des moyens nécessaires pour s'assurer que tout se passe bien. Compte tenu des directives énoncées par les gouvernements partout en Amérique du Nord, tenir des réunions et respecter en même temps l'éloignement social exigé est impossible pour les assemblées générales annuelles. Bien sûr, dépendant de la date de la fin de l’année financière du Syndicat, certains Syndicats n’auront pas de problème. Mais les autres devront peut-être remettre l’Assemblée Générale Annuelle à une date ultérieure.
Si le Conseil décide de la tenir quand même, il faut que les règles de distanciation sociale soient respectées, ce qui pourrait s’avérer très difficile pour les Syndicats ayant de nombreux copropriétaires. En effet, il est peu probable qu’on puisse organiser une vraie réunion en respectant les consignes gouvernementales.
Si le nombre de personnes est limité, iI existe cependant quelques moyens d'atténuer les risques:
- Procéder grâce à des procurations afin de limiter le nombre de personnes physiques présentes;
- Permettre la présence vidéo en ligne des réunions;
- Organiser le lieu pour adhérer aux mesures de distanciation sociale;
- Restreindre les nombres de points à l’ordre du jour, quitte à refaire une autre Assemblée ultérieurement; et
- Avoir sous la main des produits de santé, comme des masques et des désinfectants pour les mains;
4. Communication avec les résidents
Cet aspect peut sembler trop souligné, mais il l'est parce qu'il est si important. Nous insistons sur la communication parce que c’est primordial dans la gestion des copropriétés même en temps normal. C’est donc encore plus crucial dans des moments inusuels comme ceux que l’on vit actuellement. Le but initial est de s’assurer qu’aucune panique ni le virus ne se propagent. Montrer aux résidents que le conseil d'administration et le gestionnaire accordent la priorité aux problèmes de santé aura un effet positif sur l'ensemble de la communauté. Deuxièmement, la communication sur ces questions spécifiques éclairera les résidents sur la façon de bien faire les ajustements et les gestes requis, à une époque où les choses évoluent très rapidement.
La meilleure façon de communiquer avec autant de personnes que possible est d'utiliser la technologie comme nous l'avons mentionné dans un précédent article intitulé
Sept qualités d’un gestionnaire exceptionnel de copropriétés. Il existe de nombreuses formes de technologies que les condos utilisent pour améliorer les communications. Mais encore mieux qu'un outil de communication général sont ceux qui sont spécifiquement orientés vers le condo. Chez Condo Manager, nous continuons à travailler avec des partenaires qui offrent des moyens fantastiques de communiquer dans les condos via des technologies telles que:
- Walter: technologie pour les immeubles intelligente pour gestionnaires et résidents.
- Condo Control Central: logiciel de communication pour condos.
- MaxTV: écrans interactifs.
5. Entretien de la copropriété
Enfin, la propagation effective du virus doit être contenue et empêchée autant que possible. Le conseil d'administration et le gestionnaire ont la responsabilité de prendre les mesures les plus appropriées dans les circonstances afin de minimiser les risques. Sans être exhaustives, certaines façons d'atténuer la propagation comprennent :
- La diffusion de consignes sur des conseils liés à la santé et sur certaines méthodes temporaires de gestion
- Le nettoyage plus fréquent et plus important des zones communes, ascenseurs, boutons, interrupteurs, etc.
- La fermeture temporaire des locaux communs comme le Gym, les salles de réunion sportives ou sociales, etc.
- La promotion de la distanciation sociale en encourageant les gens à prendre l’ascenseur seul
- La gestion des livraisons des produits achetés en ligne via des directives ou consignes spécifiques
- La disponibilité de désinfectants pour les mains (si vous en trouvez) dans de zones névralgiques de l’immeuble
Chez Condo Manager, nous espérons sincèrement que vous restez en sécurité et que cela se résorbera bientôt. Si vous avez des questions ou des commentaires,
n'hésitez pas à nous contacter.
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