De nombreux Syndicats prennent la décision consciente de gérer eux-mêmes leur copropriété plutôt que de faire appel à une compagnie de gestion. Cette décision peut être faite pour différentes raisons: manque de ressources financières, membres du conseil d’administration ayant le temps et l’expertise nécessaires pour gérer la copropriété, ou simplement parce qu’ils ont eu une mauvaise expérience avec des compagnies de gestion auparavant. Quelle que soit la raison, les membres du conseil doivent être conscients de bien des choses lorsqu'ils s'attaquent à la lourde tâche de gérer des condos sans l'aide d'un gestionnaire professionnel.
1. Tout tourne autour de l'équipe
Comme mentionné ci-dessus, la gestion de copropriétés, est en faits, la gestion d'un grand nombre d'individus vivant dans un espace défini. Ce n’est certainement pas un travail que l’on peut faire seul: il faut un certain nombre de personnes qui travaillent en collaboration, chacune apportant ses qualités et son expérience. Ce que nous entendons par "équipe" c'est : 1) Des gens ayant des notions de droit, 2) et/ou la tenue de livres incluant la planification, 3) et aussi en communication et gestion de crises.
Bien qu'il ne soit pas impossible de gérer soi-même un syndicat, il n'est souvent pas possible d'avoir une bonne gestion sans obtenir de l'aide comptable et juridique. Engagez des experts en comptabilité et en droit en qui vous pouvez avoir confiance et qui ont de l'expérience avec les syndicats est un bon moyen d'assurer que tout se passe bien sur les plans comptable et juridique. Ne pas recourir à leur aide peut générer des situations indésirables.
Il est important aussi d’organiser votre conseil d’administration en diversifiant les tâches selon les motivations, capacités et expérience des membres du conseil. Nous voyons régulièrement des personnes siéger au conseil qui ne nous apparaissent certainement pas qualifiées. Ces personnes peuvent nuire considérablement à toute la communauté. Il est primordial de faire en sorte que les membres du
conseil d'administration forment une équipe multidisciplinaire avec des compétences diverses solides.
2. Les finances
Comme pour tout type d’organisation, la santé financière constitue un élément important de l’état du syndicat. Il faut insister sur l’importance d’une bonne tenue de livres pour maintenir une bonne santé financière. Des dossiers incomplets et non tenus à jour peuvent potentiellement provoquer des problèmes récurrents néfastes. Comme indiqué dans la section précédente, il est prudent de faire appel à un expert-comptable pour la supervision de la comptabilité ou encore en retenant les services de tenue de livres d’une entreprise connaissant bien la gestion de condos (tel que Comptabilité Condo).
3. La gestion des fournisseurs
Dans toutes les copropriétés, vous aurez affaire à une foule de fournisseurs. En fait, il y a tellement de personnes dont vous aurez besoin pour des services réguliers ou occasionnels que la gestion des fournisseurs constitue presque, une fonction distincte. Qu'il s'agisse de spécialistes en plomberie, d'électriciens, de paysagistes ou d'entretien de piscines, il faut s'assurer que chaque fournisseur ayant à travailler dans votre communauté, ait les compétences, la disponibilité et les assurances nécessaires pour protéger vos équipements et votre immeuble. J’ajouterais aussi que de bons fournisseurs assurent une paix d’esprit et une meilleure harmonie dans la communauté. En effet, les fournisseurs ont un impact direct sur le bien-être de votre communauté. Les suivis des comptes sont évidemment nécessaires, mais il ne faut surtout pas négliger la supervision des travaux pour s’assurer qu’ils respectent les ententes prises lors des négociations. De bonnes communications dans des ententes écrites (autant que possible) sont de bons moyens pour maintenir la bonne entente et éviter les problèmes éventuels.
4. Planifiez… Pas de procrastination!
Il est impossible de prédire l'avenir, mais les syndicats passent tous par des cycles. Qu'il s'agisse de la saisonnalité ou du cycle de vie des équipements et des infrastructures, ils suivent tous un certain modèle. Lorsque vous gérez vous-même un syndicat, il est important de tout planifier pour minimiser les mauvaises surprises. La planification des travaux réguliers ou saisonniers pour les réparations ou services prévisibles, tels que le déneigement et la tonte du gazon, doivent être cédulés à l’avance et bien documentés dans les contrats. En outre, l’entretien des équipements et de l’immeuble doivent faire partie d’une liste de travaux à faire sur des périodes s’échelonnant dans le temps. En étant bien planifiés, ces travaux ne seront jamais de mauvaises surprises puisqu’ils auront déjà été incorporés dans les budgets quinquennaux. Bien sûr, tout ne peut pas être prévu. Il y aura toujours des surprises; c’est la vie! C’est pourquoi il faut avoir un certain montant pour ‘’imprévus’’ inscrit aux budgets réguliers. Vous pouvez même en faire un ‘’Fonds d’Imprévus’’ ou des montants peuvent être accumulés, parfois sur quelques années avant qu’une grosse mauvaise surprise ne vous force à l’utiliser.
5. Bonne communication
Un aspect sur lequel nous insistons constamment même dans des articles précédents est la communication. L’un des principaux rôles du gestionnaire est de communiquer aux résidents les mises à jour et les actualités du syndicat. Mais si vous gérez votre Syndicat vous-mêmes, cette tâche de communicateur principal vous incombera. Vous devrez donc vous assurer que la communication est régulière, appropriée et à jour. La plupart des syndicats ayant eu des problèmes majeurs ont d'habitude un problème de communication. Si la décision a été prise de vous autogérez, nous supposons que l'aspect des communications en est un que vous êtes prêt à aborder. Si ce n'est pas le cas, cela devrait figurer en tête de votre liste de priorités. Il existe différentes façons de combler certaines carences dans les communications, mais la première est d’abord d’en être conscient sans oublier l'utilisation d'outils et de technologies appropriées à la gestion des copropriétés.
Que votre syndicat ne comprenne qu’un petit nombre de condos ou qu'il se compose de centaines d'unités, la gestion de copropriétés est une tâche ardue, mais non impossible en autant que les précautions nécessaires sont prises. Chez Condo Manager, nous travaillons avec un grand nombre de syndicats autogérés et serions heureux de partager avec vous notre expérience. N'hésitez pas à nous envoyer un message afin que nous puissions examiner comment nous pouvons vous aider à gérer votre syndicat avec succès.
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