Les comptes à payer sont souvent perçus comme une perte de temps, contribuant à augmenter le nombre de tâches à votre liste souvent bien longue. Cependant lorsque c’est fait selon une méthode structurée, les comptes à payer peuvent devenir un avantage compétitif pour les compagnies de gestion. Un bon système de comptes à payer est une façon de maintenir de fortes relations avec les conseils d'administration et particulièrement avec les fournisseurs.
Voici quatre conseils pour aider à rendre la comptabilité de comptes à payer la plus performante possible.
1. Établissez les paramètres de réception des factures
Sans organisation en place, les factures arrivent de partout, par courriels, par la poste, déposées au bureau de la compagnie de gestion, sans oublier via les résidents ou le conseil d’administration.
Plus il y a de sources, plus il y a de personnes impliquées et plus il sera difficile d’assurer un traitement optimal. Cela produira des problèmes comme des factures perdues, égarées, mal codées ou dupliquées. Forcément, cela prendra plus de temps pour les payer avec les risques d’avoir des retards et des frais inhérents.
Le processus des comptes à payer peut être rendu facile et rapide en mettant en place une méthode commune de réception des factures. Par exemple, en recommandant ou en imposant si possible, la soumission des factures par courriel seulement ou à une adresse courriel spécifique, en ayant des personnes désignées pour s’en occuper et une structure de traitement et de paiements selon des étapes établies et connues.
2. Encouragez l'utilisation de blocs d'heures dédiées aux comptes à payer.
En règle générale, on peut augmenter la productivité en regroupant des tâches similaires. Cela vaut également pour les comptes à payer.
Vous pouvez établir des blocs d'heures standards dans votre équipe où les tâches des comptes à payer doivent être complétées. Il y aura toujours des situations urgentes, mais un processus bien établi aidera à réduire le temps perdu lors de changement fréquents de tâches.
Une gestion plus cohérente pourrait également diminuer les erreurs et par conséquent entraîner une meilleure efficacité et une augmentation de la productivité.
3. Transférer les factures de services publics vers un paiement pré-autorisé
La plupart des fournisseurs de services publics (par exemple, électricité, gaz, télécommunications, etc.) offrent la possibilité de retirer automatiquement le paiement d'un compte bancaire. Non seulement cela permet d'économiser du temps et des coûts par rapport au paiement de ces factures par chèque, mais cela permet également d'éviter les frais de retard de paiement.
4. Mettre en œuvre une solution d'automatisation des comptes payables
Pour vraiment économiser du temps et de l'argent, vous pouvez adopter un système de comptes à payer automatisé qui vous permet d'accomplir toutes ces tâches sans papier et en ligne.
Les avantages communs d'un tel système pourraient inclure des méthodes pour capturer électroniquement les factures, fournir des approbations en ligne et envoyer des paiements par voie électronique ou par paiements électroniques pré-autorisés.
De plus, vous pouvez intégrer le système à Condo Manager pour synchroniser de manière transparente vos informations de comptes à payer et éliminer la saisie manuelle des données.
En ces temps incertains et sans précédent, c'est le moment opportun pour s'éloigner des processus papier et numériser vos comptes fournisseurs. Nous serions heureux de vous parler de l'automatisation des comptes à payer ou de tout autre moyen qui pourrait vous aider durant cette période difficile. N'hésitez pas à nous contacter.
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