L'un des aspects les plus attrayants de la vie dans un copropriété est la commodité qu'elle offre. Il y a beaucoup moins d’entretien que dans d'autres types de résidences. Particulièrement, la disponibilité d’espaces communs. Cependant, nous avons vu que les espaces communs peuvent également devenir un fardeau lorsque leur entretien n’est pas fait selon les besoins pour les maintenir en bon état. Comment un gestionnaire peut-il s'assurer que ces espaces sont utilisés par les résidents sans que cela ne devienne un fardeau ? Dans cet article, nous explorons les 4 choses à considérer pour gérer de façon optimale les espaces communs et les installations partagées dans une copropriété.
1. La stationnement des visiteurs
Gérer les visiteurs de la copropriété peut être un grand défi pour les gestionnaires. Il peut y avoir de nombreux visiteurs qui entrent et sortent du bâtiment et beaucoup d'entre eux arrivent et partent en voiture. Cela fait partie de la vie quotidienne en copropriété. Les gestionnaires devraient donc être bien équipés pour faire face aux nombreuses visites. Le plus grand défi avec le stationnement des visiteurs, dans la plupart des bâtiments, c'est le fait qu'il y a des espaces limités. Pendant les périodes les plus occupées, gérer les aires de stationnement peut devenir assez compliqué. Pire encore, certains comportements peuvent contribuer au chaos. Par exemple, les gens peuvent stationner de trop longue période ou sans l'approbation du gestionnaire ou même du résident. Il peut aussi y avoir la surutilisation des places de stationnement au-delà du seuil autorisé. Plusieurs copropriétés ont le problème des résidents qui stationnent leur véhicule dans le stationnement des visiteurs, privant ainsi les vrais visiteurs d’un endroit qui leur est spécifiquement destiné, ce qui occasionne des frictions fréquentes avec les autres résidents ou avec le Conseil. Nous ne saurions trop insister sur l'importance d'avoir une politique bien définie sur le stationnement des visiteurs et de faire voter en Assemblée générale des règles strictes et la possibilité d’imposer des amendes aux contrevenants répétitifs.
Les politiques concernant le stationnement des visiteurs doivent être claires et des mesures doivent être prises pour que tous les résidents, propriétaires et locataires, en soient pleinement conscients. Les politiques devraient décrire les éléments suivants:
a) la limite autorisée de laissez-passer de stationnement pour visiteurs par unité sur une base mensuelle;
b) les moments d'une journée où le stationnement des visiteurs est autorisé;
c) la durée de chaque permis de stationnement pour visiteurs; et
d) les processus requis pour obtenir un permis.
e) Les conditions d’utilisation et les amendes appropriées en cas de non-respect de ces règles.
Une fois les règles définies, elles doivent être communiquées, mais doivent également être appliquées. Les meilleurs moyens de faire respecter un environnement sain de stationnement pour les visiteurs sont toujours à l'aide d'outils technologiques et disons-le, de fermeté dans l’application des règles. De nombreuses plates-formes logicielles offrent un excellent support pour cela. Nous pourrons vous en recommander quelques-uns des meilleurs que nous ayons vus - contactez-nous à tout moment.
2. Réservation des installations
Comme pour le stationnement des visiteurs, de nombreuses services et installations requis dans une copropriété nécessitent une réservation pour pouvoir être utilisées. En fait, il y a un nombre croissant de condos qui incluent des équipements au-delà des salles de fête, des salles de conférence et des équipements d'exercices. Il y a maintenant des théâtres, des simulateurs de golf etc. que les développeurs construisent pour répondre aux besoins de plus en plus sophistiqués des résidents. Un système de réservation approprié est essentiel. Ces outils permettront au gestionnaire de suivre le nombre d'utilisations par unité au cours d'une période donnée. Cela permettra également d'enquêter facilement en cas de dommages ou de dégâts. Une caméra de sécurité serait d’un grand secours dans ces cas.
3. Les clés d'entrées
Un aspect de la gestion des copropriétés qui est souvent négligé est le suivi des clés d'entrées. Comme pour le stationnement des visiteurs, les gens entrent sans contrôle et prête ou donne une clef à des amis ou parents. Une clé perdue devient non seulement une vulnérabilité de sécurité, mais devient également un problème majeur pour la récupérer et/ou le reproduire pour la remplacer. Heureusement, il existe des outils dédiés spécifiquement au contrôle des clés. L'utilisation de ces outils logiciels permet aux gestionnaires de localiser et de récupérer facilement les clés tout en identifiant la personne qui les a prises. Évidemment, les copropriétés bénéficiant d’un système d’accès avec puces électroniques ont plus de facilités à appliquer les règles de sécurité et à s’assurer que seules les personnes identifiables par la puce ont la possibilité d’entrer dans l’immeuble.
4. Rôle de la sécurité
Avec des espaces communs et des installations partagées, il y a l'obligation d'assurer la sécurité de ces espaces. Par exemple, lorsque la salle des fêtes est utilisée pour un grand nombre de personnes, les condos ont souvent une politique dans la réglementation qui oblige le résident à payer pour une sécurité supplémentaire. Généralement, «supplémentaire» désigne le personnel de sécurité au-delà de la surveillance quotidienne.
Pour une utilisation quotidienne, le personnel de sécurité sur place doit être plus vigilant lorsqu’il y a des salles réservables en plus de son travail normal. Encore une fois, la meilleure façon de les gérer de manière transparente du point de vue de la sécurité est d'utiliser des outils logiciels.
Nous avons la chance chez Condo Manager d'être intégrés à de nombreux outils logiciels qui répondent spécifiquement aux défis ci-dessus. Nous pourrons vous guider à identifier les outils appropriés pour votre condo ou votre gestion en particulier.
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